Die Assistenz im Top-Management

Die Management-Assistenz als informelle Führungskraft

Rollendefinition & Erwartungshaltung auf C-Level

• So werden Sie den hohen Erwartungen gerecht und positionieren sich auf höchster Ebene richtig
• Assistenz heute – Was heißt das?
• Ihre Rolle als „Rotationsscheibe“ zwischen Vorgesetzten, Teammitgliedern und Geschäftspartnern
• Die Rolle der Assistenz im Wandel – Aktuelle Erwartungen an die Management-Assistenz

Chef:innen-Entlastung auf höchstem Niveau

Voraussetzungen für eine effektive Zusammenarbeit schaffen

• So unterstützen Sie Ihre Führungskraft optimal in fordernden, kritischen Zeiten und halten Ihr gekonnt und souverän den Rücken frei
• Eigenverantwortung übernehmen und eigenverantwortlich handeln – So entlasten Sie Vorgesetzte richtig
• Vorausschauend planen und arbeiten, um frühzeitigen Handlungsbedarf zu erkennen
• Von Unternehmens-Zielen zu Assistenz-Zielen, von Prioritäten der Führungskraft zu Ihren Aufgaben
• Perfektionieren Sie Ihre Kompetenz, eigeninitiativ und lösungsorientiert zu arbeiten
• Den Workflow im Office optimieren

Chef:in und Assistent:in – Ein starkes Team

Spielregeln für die optimale Zusammenarbeit

• Erfolgsmotiviertes Handeln durch klare Zielsetzung
• Klare Kompetenzabgrenzung als Basis für eine perfekte Zusammenarbeit
• Den Führungsstil der Führungskraft kennen: So kombinieren Sie Arbeitsstil und Prioritäten Ihrer Führungskraft erfolgreich mit Ihren eigenen
• Klare Absprachen – Einfordern und einhalten
• Feedback als Erfolgstool für beide Seiten – Wann, wie oft, wieviel?
• Wie kann die Zusammenarbeit noch optimiert werden?

Erfolgreiche Kommunikation

Konfliktstark und lösungsorientiert im Office-Alltag

• Beziehungsintelligente Kommunikation: Kompetenter und versierter Umgang mit Geschäftspartnern, Kollegium und Kundinnen und Kunden
• Mit emotionaler Intelligenz vermitteln und Spannungen abbauen
• Umgang mit Widerständen: Was tun, wenn es schwierig wird?

Zeit- & Selbstmanagement für Assistenz-Profis

Arbeitsprozesse hinterfragen und erfolgreich anpassen

• Erfolgreiche Tagesplanung – Richtig priorisieren!
• Welche Zeitmanagement-Methode passt zu meiner Arbeitsmethodik?
• So bewältigen Sie alle Aufgaben zielorientiert – Durch gezieltes Prioritäten- und Zeitmanagement stets produktiv bleiben
• Mit der „Sofort-Methode“ erzielen Sie Effizienz und Struktur für Ihr Dokumentenmanagement!
• Gezielt Prioritäten setzen und im Interesse Ihrer Führungskraft delegieren
• Souveränität und Gelassenheit im Office – Unterbrechungen managen und die Übersicht behalten

Informationsdrehscheibe Office

Informationen professionell einholen, aufbereiten und weitergeben

• Rationelle Arbeitstechniken für Ihre perfekte Office-Organisation: Den Spagat zwischen Informationsflut und -mangel souverän meistern
• Professioneller Umgang mit E-Mails, Anfragen & Informationen
• Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden, Informationen blitzschnell wiederfinden
• Überzeugend delegieren ohne Vorgesetztenfunktion
• Welche Aufgaben kann ich delegieren?
• Arbeitsaufträge verbindlich an Mitarbeiter:innen weitergeben
• Termineinhaltungen und Ergebnisse konsequent einfordern

Ihr Plus: So unterstützen Sie Ihre Führungskraft bei Meetings durch die richtige Vorbereitung und gezielte Berichterstattung

Erfolgsfaktoren für die virtuelle Assistenz

Arbeitstechniken für das moderne Office von morgen

• Wie erhalte ich auch aus der Distanz wichtige Informationen?
• Wie strukturiere ich die Informationen – Wie setze ich hier Prioritäten?
• Informationsfluss statt Informationsstau
• Microsoft OneNote: Das Tool für Ihren Informationsfluss bei Abwesenheit Ihrer Führungskraft
  • Optimieren Sie Ihren Informationsfluss mit OneNote
  • Planen und organisieren Sie das Reisemanagement
  • Behalten Sie aus der Ferne die To-Do-Liste im Überblick

Mit Persönlichkeit statt mit Autorität punkten

Überzeugend auftreten & kommunizieren ohne Grenzen zu verletzen

• Entdecken Sie Ihre Wirkung auf andere, indem Sie Ihre Fertigkeiten, Stärken und Potenziale gezielt positionieren
• Ergreifen Sie die Steuerung von Gesprächen durch gezielte Argumentationsstrategien und reagieren Sie souverän auf unsachliche Angriffe
• Unterstreichen Sie Ihre Glaubwürdigkeit durch den gekonnten Einsatz von Stimme, Mimik und Gestik
• Formulieren Sie konstruktives Feedback und nutzen Sie Kritik als Lernplattform

Als Assistenz im Top-Management sind Sie ganz oben und haben eine wichtige Schlüsselposition. Ihre Führungskraft erwartet von Ihnen, dass Sie vorausschauend agieren, ihr bzw. ihm den Rücken freihalten und so zuarbeiten, dass er bzw. sie sich vollkommen auf Sie verlassen kann.

Das steigende Leistungsprofil, das die moderne Arbeitswelt von Assistentinnen und Assistenten fordert, bedingt eine kontinuierliche Weiterbildung, um immer up to date zu sein und auch weiterhin qualifiziert zuarbeiten zu können.

Noch wirkungsvoller unterstützen und entlasten

Im 2-tägigen imh-Seminar „Die Assistenz im Top-Management“ erfahren Sie wie Sie Ihren Chef bzw. Ihre Chefin noch effizienter unterstützen können und wie Sie zum unverzichtbaren Management-Partner werden. Erfahren Sie, wie Sie den Anforderungen des Top-Managements stets gerecht werden und hören Sie, wie Sie immer wieder aufs Neue motiviert, gelassen und effizient bleiben.

Das erwartet Sie:

• Erprobte Strategien, mit denen Sie Prioritäten erfolgreich setzen und Wichtiges von Unwichtigem wirksam unterscheiden
• Werkzeuge, um Aufgaben konzentriert und effizient zu lösen
• Zahlreiche Praxis-Tipps, um Zeitfresser zu analysieren und auszuschalten
• Wirksame Anti-Stress-Techniken, um Ihre Energiereserven zu aktivieren
• Viele neue Ideen und Impulse aus diesem Training, um mit höchstem Engagement und Freude an die Arbeit zu gehen
• Umsetzbare Praxistipps für Ihren Office-Alltag