Digitalisierung von Personalakten

Rechtliche Rahmenbedingungen und Voraussetzungen für die Einführung und Implementierung der digitalen Personalakte

• Datenspeicherung, -erhebung und -sicherung: Welche rechtlichen Anforderungen müssen erfüllt werden?
• Berechtigungskonzept rechtlich lückenfrei gestalten
• Dokumente mit Schriftformerfodernis
• Abschluss von Dienst- und Betriebsvereinbarungen

Mag. Reinhard Hübelbauer, Manager – IT & Risk Advisory, BDO Wien GmbH
Julia Viktoria Mäder, LL.M. (WU), Managerin – HR Tax Consulting, BDO Wien GmbH

Richtige Planung und Vorbereitung

• Analyse des Ist-Zustandes 
• Welche Vorteile bringen digitalisierte Personalakten?
• Welche Anforderungen muss die Personalakte erfüllen?
• Bedürfnisse aller Beteiligten erkennen & decken 
• Inhalte der Personalakte – Welche Dokumente dürfen nicht fehlen?
• Strukturierung der Inhalte und Verfahrensdokumentation
• Softwareauswahlverfahren – Wie findet man die passende Software?
• Datenspeicherung: Inhouse oder Cloud? 
• Verschlüsselung von Dokumenten

Mag. Reinhard Hübelbauer, Manager – IT & Risk Advisory, BDO Wien GmbH, 
Robert Wölzl, Senior Manager – HR Technology & Digital Payroll, BDO Wien GmbH

Herausforderungen der Implementierung erfolgreich meistern!

• Interne Akzeptanz schaffen – Stakeholder Engagement (Mitarbeiter:innen mobilisieren, motivieren und am Prozess beteiligen)
• Change Dynamiken erkennen und bearbeiten, Evaluierung und Wertrealisierung des Change Prozesses
• Change durchführen (Projektarchitektur und Verantwortlichkeiten, alle Akteure einbeziehen: HR, IT, BR, Anwender, Readiness Check, Strategische Maßnahmenplanung)
• Säuberung der Papierakten – Löschkonzepte erstellen
• Personalakte richtig führen
• Häufige Fehler vermeiden
• Auswirkungen auf die Betriebsführung – veränderter Arbeitsprozess mit der digitalisierten Personalakte

Kerstin Tomancok, MSC, Managerin – People in Change & New Placement, BDO Wien GmbH
Robert Wölzl, Senior Manager – HR Technology & Digital Payroll, BDO Wien GmbH