Rechtliche Rahmenbedingungen und Voraussetzungen für die Einführung und Implementierung der digitalen Personalakte
- Datenspeicherung, -erhebung und -sicherung: Welche rechtlichen Anforderungen müssen erfüllt werden?
- Berechtigungskonzept rechtlich lückenfrei gestalten
- Dokumente mit Schriftformerfodernis
- Abschluss von Dienst- und Betriebsvereinbarungen
Mag. Reinhard Hübelbauer, Manager – IT & Risk Advisory, BDO Wien GmbH
Julia Viktoria Mäder, LL.M. (WU), Managerin – HR Tax Consulting, BDO Wien GmbH
Richtige Planung und Vorbereitung
- Analyse des Ist-Zustandes
- Welche Vorteile bringen digitalisierte Personalakten?
- Welche Anforderungen muss die Personalakte erfüllen?
- Bedürfnisse aller Beteiligten erkennen & decken
- Inhalte der Personalakte – Welche Dokumente dürfen nicht fehlen?
- Strukturierung der Inhalte und Verfahrensdokumentation
- Softwareauswahlverfahren – Wie findet man die passende Software?
- Datenspeicherung: Inhouse oder Cloud?
- Verschlüsselung von Dokumenten
Mag. Reinhard Hübelbauer, Manager – IT & Risk Advisory, BDO Wien GmbH,
Robert Wölzl, Senior Manager – HR Technology & Digital Payroll, BDO Wien GmbH
Herausforderungen der Implementierung erfolgreich meistern!
- Interne Akzeptanz schaffen – Stakeholder Engagement (Mitarbeiter:innen mobilisieren, motivieren und am Prozess beteiligen)
- Change Dynamiken erkennen und bearbeiten, Evaluierung und Wertrealisierung des Change Prozesses
- Change durchführen (Projektarchitektur und Verantwortlichkeiten, alle Akteure einbeziehen: HR, IT, BR, Anwender, Readiness Check, Strategische Maßnahmenplanung)
- Säuberung der Papierakten – Löschkonzepte erstellen
- Personalakte richtig führen
- Häufige Fehler vermeiden
- Auswirkungen auf die Betriebsführung – veränderter Arbeitsprozess mit der digitalisierten Personalakte
Kerstin Tomancok, MSC, Managerin – People in Change & New Placement, BDO Wien GmbH
Robert Wölzl, Senior Manager – HR Technology & Digital Payroll, BDO Wien GmbH